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加快县级档案馆“四个基地”建设,构筑数字化平台,实现档案资源社会共享

《加快县级档案馆“四个基地”建设,构筑数字化平台,实现档案资源社会共享》

德惠市档案局  李冬路  李景瑜

    我们的时代正以空前快速的步伐走向信息时代,数字化、网络化建设的迅速发展必将成为时代主要特征。德惠市适时提出了数字德惠正在健康快速推进,档案馆作为德惠信息领域的重要存储基地,保存着德惠的过去和现在的重要信息,这个信息量是数字德惠的不可缺少的重要组成部分。因此,我们向市政府提出建设“数字化档案馆”,力争早日列入整体规划。作为德惠市档案馆本身,从基础工作入手,加快德惠市档案馆“四个基地”建设的步伐,努力构筑数字化平台,实现档案资源的社会共享。我们主要想法和做法是:
    一、坚持“四个基地”建设一切从实际出发,实事求是的谋求档案馆工作的发展。
    近年来,档案馆在自身建设上有了一定规模,特别是“四个基地”建设构想的提出对档案馆的工作指明方向,但实现这个目标必须因地制宜,结合本馆的实际情况开展工作,不能走形式或生搬硬套,更不能采取“框架式”工作方式来解决实际工作中存在的问题,必须注重实效。实际工作中存在着很多因素,比如档案装备、经费、档案工作人员认识的局限,客观规划与协调机制欠缺等,特别是档案馆与形势的发展要求并不相应,仍然停留在纸质档案的管理及较原始的检索利用上,使得绝大部分电子档案无法采集、收集和提供利用,甚至绝大部分电子档案已经被清除丢失。当今,社会广大公众对档案信息量的需求不断增加,各地都进行招商引资,德惠在进行二次创业,都给我们提出了新的要求。面对馆藏结构不合理,缺乏文化品位和地方特色,档案的征集、采集量很小,特别是馆藏档案中科技、经济文化含量不足,这些际存在的问题是我们在“四个基地”建设中要解决的问题。
    首先,我们解决的是档案工作者的认识问题,通过不同途径使档案工作者解放思想,提升档案工作的服务理念,树立只有发展开拓创新,才能求得生存的思想。德惠市档案馆2002年就开展了围绕“四个基地”建设问题进了讨论,对反映普遍、矛盾突出的问题进行了解决,特别是入世后档案馆发展出路问题,组织全体档案馆工作人员进行学习,重点解决的是档案部门“穷”,引起的部分同志悲观失望,目标离实际较远而放弃,在学习中使同志们认识到了要走出困境,必须靠我们艰苦奋斗,必须有自强不息的精神。紧紧围绕“四个基地”建设这个中心,革除一切影响发展弊端,集中档案工作者智慧和力量,一心一意谋发展,从而从中找出存在的问题和解决方法;二是积极的争取资金,保证“四个基地”所需的硬件建设,自2001年以来,我们积极筹措资金,先后购置3台计算机和2台打印机并配备了扫描仪、数码像机、刻录机,又投资4.2万元,购买了36节密集架,更新档案装具,解决了装具不足和落后的问题;三是制定了规划和计划,不仅有5年内的规划,而且有近期的计划,做到了一步一个脚印,抓住重点,争取一个方面在一段时间内实现突破,根据政务信息化的整体规划,抓住这一契机,积极协调,2003年实现计算机上网,建成了德惠档案馆网页,实现网上发布档案信息和进行信息交流;四是根据长春市档案局的具体布署,从2002年至2004年实现馆藏档案微机目录的输入工作,2004年末将实现全部档案案卷级电子检索,逐步实现管理现代化;五是解决如何拓宽服务领域问题,面对馆藏档案结构单一,依法加大了征集力度,仅2003年先后争集到德惠人尹承禄著《青山夕照》诗词2册,《凌波鸿印泥集》1册,《德惠诗词》2册,陈旭著《抱璞斋诗选》1册,《寇彦龙诗词》1册。反映德惠城区改造的电子照片500余张,德惠市同太乡八家子小康村建设档案96卷,照片300余张。2004年起将开展来函查询、创办信息交流、举办展览、拍摄电视专题片等。
    二、构筑数字化平台,逐步实现档案信息网络化。
    随着人们生活方式、工作方式、思维方式的改变,计算机、因特网已进入了社会的方方面面,档案馆工作不可能游离于社会发展之外,构筑数字化平台是时代的迫切要求,因此我们适时提出了奋斗目标:馆藏信息数字化,信息传递网络化,信息检索智能化,用户使用方便化。
    这个奋斗目标虽然与我们实际工作差距很大,但必须用发展的观点看待我们所从事的事业,一方面在做好当前档案馆工作的同时,另一方面要替未来着想。
    从实际工作中,我们认为老大难的问题是:社会提出的档案利用需求与档案馆所能提供的档案信息利用方式之间存在着很大的矛盾,更谈不上数字化档案馆,可以说档案馆信息化过程与社会的信息化过程是不同步的,更不能同其它部门相比,尽管我们拟定的目标很大,但不难看出档案馆如果还不重视数字化建设,不能在网上有效地传播档案信息,就无法溶入信息时代的快车道,最终将会被信息社会淘汰。数字化档案馆以其对信息的进一步加工整理和有序组织,为利用者提供更多更有效的档案信息,这些信息通过各种方式作用于两个文明建设,最终会成为科教兴国的源泉和动力。档案信息是前人实践的经验和聪明才智的概括,占有高效的档案信息档案又对国民素质的提高,将会有巨大的推动作用,因此,我们将数字化档案馆建设纳入日程,在经过几年的努力,将会实现我们的目标,到那时,数字化档案馆可以最大限度地满足用户对档案信息的需求,从根本上解决当前档案馆工作的主要矛盾,而且还可以解决优化馆藏结构的问题。首先我们考虑如何建成 初步有序的数字化档案馆,充分考虑信息时代的要求,又注意我们现有的信息基础和物质基础,接收现行机关的档案和撤并机关的档案是常规性工作,在有条件的基层档案室开展的电子文件归档与档案馆建设同时进行,紧持两条腿走路,正在探索,二是对档案馆馆藏档案进行价值鉴定,目前进行的机读目录工作只是案卷级,下一步应到文件级,从文件级中对确实有用的、重要的档案信息资源进行数据化管理,使传统的档案馆对档案实体进行管理的同时也进行数字化管理,达到馆藏档案一是纸质档案,二是录音、录像档案,三是电子档案;三是随着办公自动化和数据化加快,努力使我们的业务工作也数字化。尽管这方面没有经验,但可以一步一步的探索,在经费紧张,人员素质不高的情况下,我们只能做的是对档案目录进行标引,实现目录的数字化,使用户能在较短时间内查找到所需的档案,在实践中,这种方法投入小,见效快,同时还要考虑用户,研究市场,我们保存和收集到的信息,哪些用户需要,哪些需要数字化处理,适当考虑利用率的问题,以此来推动数字化档案馆的建设。
    三、尽最大努力达到档案资源的社会共享。
    信息化是人类社会活动中通过广泛应用信息技术,更加充分有效地开发与利用信息资源,推动经济和社会的发展的过程,档案具有其它事物不可替代的特殊价值。积极使我们目前的工作有所突破,大胆应用现代信息技术进行档案现代化管理和探索与实践,利用现有的档案资源,营建档案资源共享环境,以自己独特的利用服务方式,为社会提供全新的服务。不断满足社会对档案信息的需求,实现档案资源的社会共享,德惠市档案馆1998年就开始着手这方面的工作,在某种意义上说是建立目录中心,因为目录中心是在一定范围内及未进馆的档案中,最大限度的实现档案资源的共享。我们紧紧围绕市委、市政府的中心工作及百姓的社会需求,采集的信息注重实效性,德惠曾办过的几届绿色食品节,围绕这些活动搜集这方面的信息并进行加工,通过政府网络进行传播,收到良好的社会效果。下一步我们筹建现行文件利用中心,这项工作相比之下,困难可能要更大一些,但为了实现档案馆作为信息基地的特殊作用,我们还是要做这方面的工作。总之在德惠范围内,尽最大努力实现档案资源社会化。
    档案管理现代化是时代的要求,是工作创新的重要内容,只要我们努力工作,大胆探索与尝试,一定会获得良好的社会效益,“四个基地”建设才能落到实处,档案事业才能有新的发展。

 

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