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县(市)级档案馆达到“四个基地”工程建设要求的几点思考


《县(市)级档案馆达到“四个基地”
工程建设要求的几点思考》

德惠市档案局  李冬路  司艳红

    为进一步发挥档案馆在新世纪档案事业中发挥更大的作用,吉林省档案局提出各级档案馆要建设成为“四个基地”的构想,目标明确,要求的质量比较高。摆在县(市)级档案馆工作者面前的任务比较重,也比较艰巨,而作为县(市)级档案馆工作者不能被困难所征服,同时要树立自信心,实事求是的做实际工作,就此问题提几点看法,供同志们参考。
    档案馆作为党和国家的科学文化事业机构,在保管和利用档案方面做出了一定成绩,但随着知识经济的到来,就要求档案馆要适应信息时代的要求。
    首先,县(市)级档案馆要达到档案资料的存储基地要求,就要实事求是的去从实际工作中去努力。存储就是要把有用的东西收集起来,那么我们必须知道什么是有用的东西,那里存在有用的东西,如何获得有用的东西,这样的问题必须解决好。新世纪档案馆变永久保管档案基地为档案资料存储基地,就是有用的东西多了,有价值的资料增多了,即保管的职能拓展了。调整馆藏结构,扩充存储内容也就十分突出。目前,还是那种收集方式,机械的工作满足不了新时代的要求。我们收集范围相对来说比较固定,基层单位的档案资料是存储的主要来源,档案馆要增加信息量,就要把存在于基层单位有用信息、质量好的信息收集起来,各个领域的信息也要相对集中。按照档案管理的要求,地方档案馆要接收保管在基层单位十年的永久和长期档案,接收工作一定要做好,如果做得不够尽人意的情况下,去创新增益,没有扎实的基础工作做保证条件下,去追求高标准,就可能造成工作失误,给档案事业造成损害。同时,一味的追求基础工作,而不注重收集具有特色的信息,使有价值的档案资料散失或被放置起来,那样也会影响工作。即要夯实基础工作,又要创新图强。建立档案资料信息库,是一项系统工程,能否从“死”档案中挖掘“活”信息也是关键的一个环节,只想从外部获得质量高的信息量不够科学,充分开发档案信息资源,就要从手中的东西入手,也就是知道那些东西有用,有用的东西存在哪里,如何获得就有着落了,因此必须就要求达到门类齐全,结构合理,使有特色的信息价值得以实现,就必须改变馆藏结构单一,高科技含量低的状况,一方面要增加进馆档案数量,另一方面也要有针对性进馆,要打破那种传统的观念,不要一提进馆就什么都进,进馆就进质量好的,对科技含量高的也可以提前进馆,或不分一级接收面和二、三级接收面征集进馆。县(市)级档案馆多数只是纸质档案,基本都是政府机关形成的文书档案,声像档案起步的较晚,电子档案也只是谈论的话题,实物档案无从说起,一些专业性材料所存不多,这种情况下要求高质量信息就不现实了,这就是说我们知道这些东西有用,就要扩大档案资料的接收和征集范围,可以利用现有的条件,突出抓出一方面的成效也是必要的,比如就地方的优势挖掘出具有教育价值的东西,抓出特色做出成绩,一步一步实现目标,是现实的。只有踏踏实实做一点实际工作,抓住机遇,我们的工作才能有成绩,也才不会失去信心,不会在这么多的工作面前束手无策。
    其次,县(市)级档案馆要成为档案信息加工基地,就要科学地从客观实际出发,利用现有能力解决目前存在的问题。我们在着手丰富馆藏的同时,就要着手信息的加工,不能一步到位,必须考虑现有能力,考虑我们现有的加工能力能做到什么程度,必须考虑社会、市场的要求,否则我们加工出来的东西不被人重视,那就成了劳而无功的工作。档案馆对档案资料的管理、编目、鉴定、统计和专题编辑是否达到科学化,标准化,规范化的程度,这方面工作一定要继续做,要做得更好,这样才有能力为进一步加工打下充分基础。县(市)级档案馆目前困难很多,档案资料加工,整理档案的工具、设备及相关的基础设备不够完备,对档案信息资料的修补,缩微不能够保证质量,办公条件已经进入了自动化,而目前抢救档案还靠手抄,这绝非是件容易的事情,这样条件下,要进行档案资料再加工实属不易,档案工作者在这种条件下,搞信息的再加工需要多大的勇气,1993年起,德惠市档案馆开始着手建立全市目录中心,到1999年初见成效,目的就是掌握没有进馆的档案不散失,同时知道有什么内容,这样做考虑到利用和接收工作,只收目录工作难度也不小,当然也不是只讲困难,做起具体工作着实让人头痛,真正把封闭的档案馆面社会、面对市场,这真是一个质的飞跃,确实需要思想观念的较变,不解放思想,不求新的发展,会造成档案事业停止不前的,加工要有针对性,也体现在为经济建设和为领导服务上,德惠市档案馆根据德惠市招商引资的需要编辑了德惠人在外地名录,为领导提供帮助,起到了很大作用。要让那些“死”档案变成“活”信息,对现存的档案资料分析研究和鉴定,加快向社会开放步伐,争取资金采用现代技术开发信息资源,这都应该做,究竟怎样做,不能是等待别人出经验,不能是靠,靠不出什么事业辉煌来,只有做才能做出样。很长的时间在提及档案有偿服务,档案馆要融入社会经济、文化各项事业中去,靠加工档案资料实现中介服务,只有去探索、去做、才能有出路。
    第三,县(市)档案馆要实现档案信息的传播交流基地,就要找到突破口。县(市)级档案馆存储的档案数量不少,多数人认为是固定不变的东西多,把那些不变的搁置起来的信息激活,就在于广泛的传播和交流,传播交流些什么内容,交流哪些一定要找到立足点,那怕是一点,一点一点的找,就会形成一个侧面,逐步实现全面推进,档案的价值就不难实现。随着社会档案意识不断提高,人们利用档案资料就会越来越多,对档案资料内容的要求也会不同,要求我们要改变服务方式,那种坐着等待查阅,手工检索已经滞后,我们一定要走出去,发展我们的优势,我们有信心收集到最新的信息,也一定会把它传播出去,以此证明我们所发挥的作用和存在的必要性。新世纪是一个网络时代,尽量争取资金来武装自己,尽早着手向档案现代化管理靠近,否则在有条件时那早以落在后面。省市县(市、区)三、五年内要实现档案馆和专业档案馆联网,就要求我们必须开始这项工作,不提早做准备就跟不上我省改革开放和现代化建步伐。
    第四,县(市)级档案馆要实现档案资料宣传教育基地,就要通过各种途径,各种形式,各种媒体,进行宣传。档案是历史的见证,充分利用这一特点,把县档案馆建设成爱国主义教育基地,可以介绍光荣的优良革命作风。举办各种展览,提高我们的知明度,同时我们要了解本地发展和建设要求,主动组织有效活动,宣传我们村史乡规,要带有地方特色,这样做目的是:不致于为达到标准而达标,实为不流于形式,达到我们的目的。通过广泛的宣传和教育,提高我们自身存在价值,增强我们克服困难的勇气,实现我们的愿望。
    “四个基础”工程建设对县(市)级档案馆来说是一个系统工程,离我们即远又近,远是要有一个规划,近是现在我就做一些实际工作。我们不能因为目标太高就不去做,也不能因为太远就等待明天,必须增强工作的紧迫感,同时在竞争中增强危机感,因为我们要进入的是市场经济,只有这样我们才有生存和发展的生机,才能实现我们的目标,使档案事业有一个长足的发展。

 

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