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档案违法现象及原因


《档案违法现象及原因》

德惠市档案局  李冬路  李景瑜


    随着依法治国方略全面实施,依法治档就成了档案工作中一项重要内容。自《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》、《吉林省档案条例》、《长春市档案安全保护条例》颁布以来,各基层单位通过多种形式进行宣传贯彻,如纳入普法规划、组织知识竞赛、张贴宣传挂图、电视讲话等,社会档案意识有所提高。我国已加入WTO,在市场经济下如何依法管理档案尤为突出。在工作检查和执法检查中我们发现,人们对档案方面的法律、法规了解不多,县(市)级档案行政执法开展不够到位,对“违法”的理解不深,局限性很大,工作中普遍存在的违反档案法规现象并没有引起人们的足够重视,执法工作存在着很多问题,直接影响档案工作的有效开展。
    一、不及时移交档案。《档案法》第十一条明文规定:机关、团体、企事业单位和其他组织必须按照国家规定,定期向档案馆移交档案。列入县(市)级档案馆接收范围满10年进行移交。德惠市档案馆1999年制发了接收办法和标准,在移交和督促移交过程中,不是缺这样的编研材料,就是不愿意向档案馆移交,历时近二年也没有接收完。其原因是:有的单位为了自己利用方便,有的感到工作麻烦,认为移交不移交都可以,不懂不移交是违法的。近年机构改革,人员更换频繁,前后人员交接不清,互相推诿扯皮,档案行政工作人员工作不到位,对此类问题采取的措施不对头,主观上不够积极,这本身就是不符合要求的。
    二、档案员职务变动不办理移交手续。《长春市档案安全保护条例》第五章第三十条规定:档案管理人员工作变动,应当及时对档案进行清点,并且办理交接手续。在工作检查中,对档案管理人员一次又一次强调办理交接手续,个别单位就是接过来一把钥匙,有的只是粗略点一点,也没有主管领导参加移交记录,这样的问题档案局监督指导人员要花费很大一部分精力去做这项工作。在领导和档案员看来,办与不办交接记录不会怎样,根本不懂一但出现问题的后果,这些行为都是主观原因造成的。
    三、各门类档案分散管理。《档案法》第十条明确规定:对国家规定的应当立卷归档的材料,必须按照规定,定期向本单位所在地档案机构或档案工作人员移交,集中管理,任何个人不得据为已有,《吉林省档案条例》第十二条,《长春市档案安全保护条例》第二十八条都有明确的规定,但大多数单位各门类档案仍然处于分散管理的状态,特别是会计、业务、基建等专业性的档案,分别在不同的职能部门保管,各单位一般是文书人员兼做档案员,在工作职能上应对本单位所有档案负责管理和指导,从领导到具体工作人员职责不清,也是档案局对文书档案抓得较紧,忽视了其它档案,只有档案室升级时才立卷,其它档案集中到档案室,加之没有建立制约机制,各单位对档案工作普遍不够重视,忙于抓那些立竿见影的工作,抓档案工作不出成效,更主要的原因是行政不作为,工作上不积极主动,不尽职尽责,有不少人是当一天和尚撞一天钟,甚至是只当和尚不撞钟,工作中遇到点困难,甚至对自己没有利害冲突的事,就极力回避。做档案工作是低人一等,导致个别单位在公务员职位确定上没人报名。另一方面从档案执法上讲,近年机构改革变局为馆,相继也授权行政职能,加之工作上多半是指导,大规模执法检查没有搞过几次,达不到依法管理档案的目的。我们从事档案行政执法工作,和公、检、法、司执法存在着很大差距,认为达不到象交通警察那样一挥手就得停车的程度,执法者主观意识上存在顾虑,档案工作者自身不够尊重自己,所以应提高个人素质,加强自身的修养。
    四、归档材料不全。近年来,文书立卷结束后进行了统计,年年案卷数量下降。是工作少了吗?还是没有干工作,都不是。按照《档案法》第十条规定:国家规定归档的文件材料必须齐全完整,不应归档的材料不能擅自归档。这种普遍存在的现象,多数是档案工作人员我不负责任,档案局指导人员做过调查,到基层去了解情况,也存在散在领导和有关人士手中的材料不愿意给,这充分说明了普法工作不到位。要求严了就把不应归档的材料立卷顶数,这本身也是违法的。从行政管理上讲,根据国家规定制订单位归档范围不够好,随意性强,制订的归档范围过窄,有的不能反映本单位主要职能活动,造成了归档文件材料不全。今后在平时收集和集中收集上一定要加大力度来保证材料的齐全完整。
    五、档案工作人员对所属基层监督指导不到位,违反了《档案法》第七条的规定。很多单位档案人员身兼数职,不懂对下有指导责任,领导过问很少,如乡(镇)综合档案室管理人员应对分室、村档案室进行监督指导,没有几家能做好这项工作的,有的人讲:我管不了人家,人家也不听我管。这不是管谁不管谁的问题,这是依法行政,否则就是违法的。
    六、档案室不符合标准。主要是“八防”设施不全。有的把档案室改做了办公室,有的变成了仓库,乱放杂物,甚至有害档案安全的易燃易爆物品都放进了档案室,检查中发现指出了,就找一些客观原因,没有装具,档案装不上盒,缺温湿度计、窗帘、灭火器、防火、防鼠措施不搞,什么经济紧张,办公条件差多种原因全都摆了出来,唯独不提的是这是违法的。造成这些现象的原因有三:一是思想认不足。长期以来,档案工作一直没有引起足够的重视,一般认为只属业务工作范畴,没有上升到违反档案法律、法规的高度来认识;二是对档案法律、法规的宣传学习流于形式,缺乏足够的认识,很多人不知道已经违反了《档案法》;三是档案行政管理部门依法治档力度不够,工作不积极主动,甚至回避,这种行为损害了档案工作者的形象,损害了国家和人民的利益,是官僚主义和利已主义孽生出来的怪胎。
    档案工作中违法现象不是没有,问题的关键是我们视而不见,见怪不怪所所至,甚至发展到立卷都无法保障的程度。档案工作不是有利就干,没利就不干的事,也不是该管不管的工作,因此从主观上讲,制约机制不活,对档案工作者和执法者思想教育不严和个人考核标准不明确。社会主义市场经济体制的建立,要求档案工作者依法行政不是老调新谈,因此我们一手抓指导工作,一手必须抓监督,这样才能有效实现依法治档,使档案工作能够在法制化轨道上运行。同时也不能怕暴露自己,只报喜不报忧,只要我们实事求是去做工作,档案事业一定能得到长足的发展。


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