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归档文件整理规则


《归档文件整理规则》

 

    一  范围

 本标准规定了时档文件整理的原则和方法。

 本标准适用二各级机关、团体和其他社会组织。

    二  定义

 本标准采用下列定义。

 2.1  归档文件

 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

 2.2  归档文件整理

 将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。

 2.3 

 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。

    三  整理原则

 遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。

    四  质量要求

 4.1  归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。

 4.2  整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

    五  整理方法

 5.1  装订

 归档文件应按件装订。装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。

 5.2  分类

 归档文件可以采用年度一机构(问题)一保管理期限或保管期限一年度一机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。

 5.2.1  按年度分类

 将文件按其形成的年度分类。

 5.2.2  按保管期限分类

 将文件按划定的保管期限分类。

 5.2.3  按机构(问题)分类

    将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。

 5.3  排列

 归档文件应分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

 5.4  编号

 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图A1。图中“*”号栏为选择项,不选用时无须设置。以下同)

 5.4.1  全宗号:档案馆给立档单位编制的代号。

 5.4.2  年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如1978

 5.4.3  保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。

 5.4.4  件号:文件的排列顺序号。

 件号包括室编件号和馆编件号,分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为:在分类方案的最低一级类目内,按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。

 5.4.5  机构(问题):作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。

 5.5  编目

 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

 5.5.1  归档文件应逐件编目。来与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目(见图A2)。

 5.5.1.1  件号:填写室编件号。

 5.5.1.2  责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

 5.5.1.3  文号:文件的发文字号。

 5.5.1.4  题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加“[ ]”号。

 5.5.1.5  日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如19990909

 5.5.1.6  页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。

 5.5.1.7  备注:注释文件需说明的情况。

 5.5.2  归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。

 5.5.3  归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(见图A3)。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。

 5.6  装盒

 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

 5.6.1  档案盒

 5.6.1.1  档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm×220mm(长×宽),盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(见图A4a)。

 5.6.1.2  档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,并可设置机构(问题)等选择项(见图A4b、A4c。)其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一个文件的件号,中间用“—”号连接;盒号即档案盒的排列顺序号,在档案移交进馆时按时馆要求编制。

 5.5.1.3  档案盒应采用无酸纸制作。

 5.6.2  备考表

 备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

 5.6.2.1  盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

 5.6.2.2  整理人:负责整理归档文件的人员姓名。

 5.6.2.3  检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

 5.6.2.4  日期:归档文件整理完毕的日期。

 

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