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合理配置档案信息资源,促进档案价值实现


《合理配置档案信息资源,促进档案价值实现》

德惠市档案局  吴春阳

    处于世纪之交的我国档案工作,如何进一步合理配置档案资源,充分开发利用档案信息资源,让档案信息资源蕴藏的潜在价值尽快地转化为现实价值,更好地为社会主义现代化建设服务。这是摆在各级档案部门面前的一个十分重要而又紧迫的问题。为此,我们对德惠市开发利用档案信息资源的有关情况作了调查。
     一、德惠市档案信息资源现状
    (一)德惠市档案馆信息资源情况
    德惠市档案馆:截止2004年12月档案馆库存档案170个全宗,49956卷;结构:文书档案、会计档案、科技档案、声像档案、光盘、磁带、实物档案等。馆存最早档案是1947东北日报、关于收复德惠战报;资料10大类、14133卷册。
    从档案的类型看,德惠市档案馆的馆藏除了文书档案、科技档案、会计档案、各种门类的专业档案,还藏有一定数量的科技档案、声像档案和计算机磁盘档案,说明档案馆的馆藏成份有了明显的改变。      
    (二)机关、企事业单位档案室室藏档案信息资源情况
    1、机关档案室:全市共有机关档案室约100家,室藏档案达10万卷,主要内容为反映机关主要职能活动的文书档案、会计档案、专业档案以及数量不多的科技档案。
    2、企事业单位档案室:至2004年底,据全市5家大型企业、20家中小型企业和3家文化事业单位的统计显示,室藏档案59000卷,录音、录像档案261盘,照片档案4959张,底图937张。
    (三)专门档案信息资源情况
    1、德惠市农业科技档案及农业系统档案室收藏的农业科技档案信息资源。至2004年底达2090卷,录音、录像带55盘,照片342张。
    2、德惠市城建档案室和房屋交易所收藏的房地产档案。到2004年底达26000卷。
    德惠市档案馆和各类档案室收藏保管的档案资料数量巨大、内容丰富、载体多样化,为充分开发档案信息资源,实现档案价值奠定了雄厚的物质基础。
    二、充分认识档案信息资源的自身价值
    要充分开发档案信息资源,必须充分认识档案信息资源的自身价值。德惠市的广大档案工作者在长期的档案工作实践中体会到,档案信息资源的自身价值在不同的阶段有不同的表现形式:
    (一)现实价值。开始,档案所体现的是形成不久的存在价值。从内容上看,此时的档案资料最贴近经济建设、社会发展和人们的生活现实,是其价值表现最为活跃的阶段,也是档案价值能产生最大效益的阶段。此时,档案资料的现实价值可表现为凭证价值、参考价值、科技价值、交换价、经济价值等。
    1、凭证价值:这是档案价值最基本的属性。现在为了落实政策、解决纠纷、打赢官司前来查寻有关凭证的人越来越多,特别是查阅婚姻登记档案的人明显增加。由此可见,档案的“社会记忆”替代了“个人记忆”。
    2、参考价值:是指以档案内容为主体提供某个方面的需要,而这种需要只要求档案内容能满足某方面的查考。平时在档案馆室内发生的档案利用大多属于这种情况,这在文书档案利用与科技档案利用中都可见到。把分散在若干全宗、若干卷中的有价值的档案信息集中到一起进行加工,成为系统的参考资料,几年来我们根据馆存档案编辑出《中国共产党德惠县历届代表大会简介》、《德惠县历届人代会简介》、《德惠县历届革委会组成人员名册》、《德惠县历届管委会组人员名册》,《德惠建县时间考》、《民国年间积谷》、《百年沧桑德惠人》、《德惠县档案馆简介》、《档案利用效益实例汇编》、《德惠县较大型工业企业简介》、《德惠县历年江河汛情简介》《德惠县较大型的乡镇企业简介》、《德惠籍在外地工作人才名录》自1984年起每年编辑一册《德惠大事记》;提供给有关部门,为编史修志、防汛,招商引资等项工作提供了第一手宝贵的参考资料。这些编研成果以丰富翔实的内容向人们展示了德惠改革开放20年来取得的伟大成就和巨大变化。
    3、科技价值:是指科技含量比较高的档案,可为科学研究,生产技术提供详实的第一手资料。
    4、交换价值:在市场经济条件下,档案作为科学技术的载体也往往出现在技术市场的谈判桌上,由此充分体现了档案的交换价值。
    5、经济价值:充分的利用档案尤其是科技档案可以产生巨大的经济效益。如:1989年,县第一水泥厂,依据科技档案,将窑体内径由2.2米扩大到2.4米,减少窑体内部保温层,在窑体外部实施保温措施,使立窑产量由原来的4.9吨/每小时,增加到5.8吨/每小时,经过半年的试生产,共增加产量1800吨,实现经济效益25.2万元。
    (二)史料价值。随着档案形成时间的延长,离现实生活的距离也相对久远,其现实价值也日渐消失,而史料价值日渐增加,愈加受到史志工作者和史学研究者的广泛关注和青睐。
    档案的史料价值在德惠市档案馆收藏的档案中得到了充分的体现。档案内容丰富,具体、真实地反映德惠县(市)自1910年建县以来各个时期发展变化过程。是一些史志、党史和历史爱好者是不可缺少的资源宝库。
    (三)文化价值。在这一阶段,档案的现实价值基本上都消失了。德惠市档案馆收藏的蒙文地契,其内容基本上已无凭证价值、参考价值可言,但是,它确体现出它非同一般的文化价值和收藏价值。
    三、合理配置档案信息资源的二种有效方式
    合理配置档案信息资源,可以在一定程度上加速档案信息的潜在价值向现实价值的转化,德惠市档案馆开发利用档案信息资源的实践证明了这一点。当然,目前德惠市档案馆、室提供利用档案资料主要还是运用接待阅档、电话咨询、信函查阅等方式。据2004年的档案事业统计年报统计,德惠市档案馆、室全年利用档案3500卷次,其中市档案馆500卷次,基层档案室3000卷次,全年利用档案2900人次;全年利用资料900册次,全年利用资料780人次,通过对这些利用档案资料人次、卷次(册次)的分析,在一定程 度上体现了档案资料的综合管理和档案信息资源的合理配置的成效。
    当然,实现档案价值的途径,或者说开发利用档案信息资源的方式是多种多样的,合理配置档案信息资源 的方式也是多种多样的,主要有二种方式。
    方式之一:单位内部档案信息资源的合理配置——多种门类档案的综合管理。
    建立综合档案室,是德惠市许多单位在档案工作恢复整顿以后实行较多的档案管理方式,按照不同类型单位的情况,实行不同的综合管理模式。在德惠市各种档案实行综合管理一般有两种形式:一是对 档案实体实施集中统一的综合管理,就是将各种门类的档案集中在一块,统一整理、编目、存放,统一提供利 用。现在,德惠市的大多数机关、团体、企事业单位都采用这一管理形式。二是对档案的标识信息(主要是目录、档号等)实施集中统一管理,而档案实体仍分散保存在各有关基层单位,如德大公司和乡镇采用的便是这种管理形式。
    方式之二:单位之间档案信息资源的合理配置——档案目录中心的建立
    为了加强单位之间档案信息的沟通,在目前档案部门财力、物力十分有限的情况下,建立档案目录中心,仍不失为一个行之有效的办法,目前德惠市档案馆已着手开展这方面的工作,自2002年起每年文书立卷都要求各单位向档案馆报送当年文书档案案卷目录,将逐步建成德惠市文书档案目录中心,这一目录中心的建立,在一定程度上 发挥了它的汇集功能与检索功能,方便了利用者的利用。
    档案信息资源的合理配置,打破了传统的档案提供利用模式,其优势表现在:其一,突破了档案馆、室的界限,档案馆、室围绕总体目标,密切配合,协同作战,较好地发挥了各自的优势;其二,突破了不同门类信息的界限,使各种不同门类信息的优势得以互补。
    四、档案价值实现过程中的问题与难点
    (一)档案信息资源开发利用的物质基础还不太雄厚。
    1、因种种历史原因,造成了馆、室藏档案的某些断层:一是纵向断层,档案形成期有价值的文件材料收集不齐全、不完整,馆、室藏档案尚不能反映本单位历史的全貌;二是横向断层,档案门类单一,一直是文书档案当家,最能反映本地经济建设状况的科技档案和各种门类的专业档案等却少而又少,而最能形象、直观地反映历史真实面貌的新型载体档案(声像档案、电子档案等)只占馆藏很小的比例。
    2、新的经济领域建档工作跟不上。
    3、电了文件归档还没有一套规范的方式和方法。
    4、办公自动化对归档文件材料的齐全完整带来一些影响。
    5、档案信息资源开发利用的条件与手段还不相适应。
档案部门开发利用档案信息资源的手段主要还是靠手工操作。德惠市档案馆虽然已将案卷级的全部目录输入到计算机中,但是,检索也能检索到卷,无法检索到文件,给利用工作带来一定的难度。机关和乡(镇)尽管近几年随着办公自动化的发展,每个单位都配置了计算机,但是,真正用于档案管理的单位还没有几家。
    6、档案信息资源开发利用的外部环境尚需进一步优化。
    由于德惠市各级党政部门领导的重视和全市档案工作人员的努力,档案工作的外部环境有了明显的改善,人们的档案意识有了进一步的提高。但是,仍有一些单位负责人依然把档案工作摆在“说起来重要,忙起来不要”的位置,他们的思想认识还停留在“档案只要不丢不少,不被虫蛀鼠咬、不损毁就行”的水平上,尚未把开发档案信息资源摆上重要的议事日程。因此,就总体而言,开发利用档案信息资源的外部环境还应进一步优化。
    7、档案信息资源管理者的素质有待进一步提高。
    改革开放以后,德惠市档案工作者队伍有了空前的发展,人员素质有了很大的提高,但是仍然跟不上档案事业飞速发展的需求,仍然不能适应市场经济的严峻挑战。
    五、促进档案价值实现的相应对策
    德惠市广大档案工作者正在千方百计采取相应的对策,努力克服所面临的种种问题与困难,充分开发利用档案信息资源,促进档案价值的实现。
    (一)填补断层,优化馆、室藏结构。一是深入调查研究,理清断层情况。二是多方收集信息,尽量弥补断层。①档案不全资料补,注意收集与本地历史相关的各种报刊与图书信息;②书面不足口述补,抓紧走访熟悉本地历史的老同志,收集他们的口述回忆材料,并及时整理所形成的录音、录像资料;③声像不足文字补,注意收集介绍、描述本地历史事件、重要人物、风土人情、大型建筑、土特产品等内容的文字材料;④本馆不足外地补,走出去到邻省、市、县档案馆收集有关德惠的史料。
    (二)加强宣传,让社会更多地了解档案和档案工作。每年利用《档案法》颁布日向社会宣传档案和档案工作,让社会了解档案,知道档案的作用和价值,进一步提高全社会的档案意识。
    (三)科学管理,进一步优化档案部门各项资源的配置。德惠市档案馆这方面作了一些有益的尝试。例如:建立起一套科学的管理制度,开始研究和探讨利用电子计算机管理档案。
    (四)进一步加强教育培训,努力提高档案人员的素质。
    克服和解决开发档案信息资源遇到的困难与问题,当然首先得依靠档案部门和档案工作者自身的努力,这是必须的但又是不够的,还得依靠各级领导及有关部门的重视与支持。所以,要加大力度做好档案工作人员的业务培训,进一步提高他的业务水平,才能为档案工作的顺利开展奠定良好的基础。
    按照《档案法》的有关规定,真正把档案事业发展纳入德惠市国民经济和社会发展计划。增加对档案部门的投入,优化档案事业发展的外部环境。真正把“依法治档”纳入“依法治市”的大政方略,才能有力的促进德惠市档案事业的不断发展。

 

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