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开展现行文件利用是创新档案服务工作的有效途径

开展现行文件利用
是创新档案服务工作的有效途径

德惠市档案局  李冬路  李景瑜

    近年来,档案工作创新已成为一个热门话题,所有档案人在一片呐喊声中,寻求档案工作的新思路,谋求档案事业的新发展已成为现阶段档案工作的一项重要内容。长春市现行文件利用工作2004年纳入了县(市)、区档案目标责任书,这说明“现行文件服务”工作已经纳入了日常工作,终将以自己独特的魅力展现给世人。“现行文件服务”工作是档案馆为现实服务开辟新领域之举,它的出现为档案馆解开禁锢,为社会服务,在提高自己地位的同时,找到了新的出路,是目前创新档案工作的有效途径。德惠市档案馆在运作德惠市现行文件服务中心及相关工作是经过多方寻求和在逐步探讨中进行的,本着真实有效,不流于形式的原则,寻找行之有效的方法,达到一展宏图的目的。
    一、提高认识,切实加强对现行文件提供利用的领导
    德惠市档案局在年初就主动争取市委、市政府的支持,积极向市编制办请示成立德惠市现行文件服务中心,已经得到批复。市委办、政府办正在印发《关于开展现行文件服务工作的实施意见》,使德惠市档案馆开展已公开现行文件提供利用工作具有合法资格。先后召开过局务会议,市直机关、乡(镇)工作人员部署工作会议,明确任务,建立严格的责任制,要求指定人员负责本单位已公开现行文件的收集、整理、鉴定和报送工作,同时加强对列入报送范围的单位监督指导力度,对93个一级指导面分期向市档案馆报送已公开现行文件工作进行了具体安排,并将现行文件提供利用工作纳入了2004年局(馆)工作人员专项目标责任制。本着“心为民所系,利为民所谋,权为民所用”的宗旨,完善服务设施,强化服务功能;建立服务承诺,优化服务环境;拓展服务功能,拓宽服务领域;树立服务意识,打造优质服务窗口。
    二、现行文件服务是几年偿试一朝启发
    德惠市档案局(馆)早在1996年起便开展了建立文件目录中心的工作,并偿试以开辟提供目录的服务方式对外服务,当初的思考主要是创新档案服务工作,把档案工作的未来同现实联系起来,所采取的只收集工作范围内的档案目录,实现未进馆档案目录的相对集中,也曾经做过从中央到地方的法律、法规汇编工作,当时只是注重市委、市政府的文件的目录,没有进行实体收集和管理,所做的这些工作就是为档案工作开辟新的天地,也正是这样的做法适应了目前的工作。所以在中央、省、市档案部门提出开展现行文件服务工作感到不突然,特别是长春市档案局把此项工作纳入责任制,尤其是2004年6月12日,中央领导王刚同志对现行文件利用工作做出重要批示,增强了我们做好此项工作的信心,使我们看到做好现行文件服务工作的前途,也是我们创新档案工作的一个亮点。年初,我们组织了部分重点部门的档案工作者参加了座谈会,要求市委、市政府、市人大、市政协、税务、工商、环保、人事社会保障、公安、交通、社会保险等部门人员必须参加,其结果是感到阻力很大,过后对市委办、政府办可以对社会公开的文件的收集进行了协调,目的在于为全面收集做好准备工作。尽管如此,我们认为,任何一项新生事物的出现总要有一段过程,不管困难有多大,工作任务有多重,一定要创出一条可持续发展的路子来。同时,现行文件多为正在执行的政策、法规,如何去收集,宽还是窄,在服务对象的定位上能否做到准确,如何与群众的需要结合好,我们还是要做好基础工作,必须结合目前社会的档案意识在县级这个环境下发展的程度,来做好现行文件服务工作。尽管人们的法律意识在不断增强,逐步学会了用法律保护自己,但知道到档案馆可以找到依据的并不是很多,因此我们关心的是经过大量的工作后,效果怎样,也是一个不能忽视的问题,在工作的同时,我们进行着社会调查,已有相当一部分公民急需获得对政策的知情要求。在目前的环境下,现行文件服务工作已经有了自己崭露头角的机遇,我们必须适时抓住这个机遇,来创新我们的工作。
    三、研究对比,找到出路
    德惠市档案局(馆)的现行文件服务工作是经过向兄弟县(市)区的学习,得到长春市档案局馆室处的指导,利用网络查找各地县级档案馆的做法开展起来的,其中有些与我们的想法和做法基本上一样,但在人家那里为什么能够的开展起来,并且开展的比较好,而在我们这里都比较困难,关键的问题还是出在宣传上,有的地方的宣传工作都做到了村民委员会,农民利用者早在第二轮土地承包时就有了查档利用文件的意识,但多数不知道到那里去找,政府信息中心即将同各乡(镇)接通,不久完全可以利用网络技术这种现代化手段,开展网上查询,解决老百姓利用的困难。在我市开展“立党为公,执政为民”的活动中,我们局(馆)开展了便民措施大讨论,人人出谋献策,为档案开辟新领域提供思路,现行文件服务利用工作是其中的一项,由于人人参与初见成效。
    在对比、学习的同时,重在找到自己的出路,我们认为向社会各界开展现行文件服务工作是近几年档案部门贯彻“三个代表”重要思想的具体实践,是与时俱进,锐意创新的举措,只有大胆创新,转变工作作风,适应广大人民群众了解党和国家方针、政策的需要,才能构筑政府同人民群众密切联系的桥梁和纽带,我们所要做的正是这牵线搭桥的工作。通过一段的时间的工作实践,我们感到有必要把我们的工作思路和想法提出来。
    (一)现行文件的接收与征集是建立文件中心的“重中之重”。
虽然我们把开展现行文件服务的实施意见向市委、市政府汇报,并通过两办下发,但具体方案必须自己定,大量的工作需要我们自己做,需要人力、物力、财力,有时还要做耐心细致的思想工作,需要不厌其烦的与各部门之间沟通。现行文件服务中心只有接收和征集到了文件,才能发挥其应有的作用,因此这是开展这项工作的重中之重,同时接收与征集的文件质量也是一个不可忽视的问题,把那些政策性、法规性、公益性、服务性的现行文件及各种文件资料汇编集中到馆内,才能发挥其作用。
    (二)严密的规章制度是开展现行文件服务工作的保障。
我们档案馆在档案管理和利用上有一整套的规章制度,多年来严格执行,工作顺利开展,对现行文件服务工作也要有工作职责、工作制度和利用者查阅的详细规定,使建成的现行文件服务中心目标明确,有章可循,并严格履行规范的操作规程,减少不必要的工作失误。
    (三)科学管理现行文件资料是现代化建设的必由之路。
建成的现行文件服务中心,不仅要有手工检索还有通过网络这社会各界提供现行文件资料服务的窗口,需要有管理软件、计算机、扫描仪等现代化办公设备,看起来离我们远,但要想保持旺盛的生命力,必须这样做,否则必将被时代所淘汰。
    (四)有效的宣传是提高利用效果的最佳途径。
在2004年7月19日出版的《中国档案报》有一条消息,档案人走向街头宣传“红头”文件向社会开放。既然我们创新了,就要在具体作法上再创新,宣传好我们自己,宣传好我们的工作,想方设法拓宽宣传领域,增加利用者,我们的工作才会有意义。
    四、扬长避短,全面构建
    开展现行文件服务是顺应时代发展的人们意识进步的新思路,以往我们的做法是浅意识的,往往不是成功的经验,尽管我们探索出许多方法也并不等于找到问题的全部,我们清醒的认识到工作的内容和对象是最核心的问题。为现实服务,档案馆要开拓服务领域在哪里?明确地说,就是要打破为机关服务的这个小圈子,开辟为老百姓服务的新天地。我市的档案馆在政府院内,很大程度上,给老百姓查询带来不便,我们确定了为老百姓服务,找到了对象,就要千方百计做好服务内容和服务方式的工作,需要的是全面构建。
    (一)要了解需求。
    传统的档案资源服务更多地站在历史的角度,而现行文件服务,一定要强调现实,要了解利用者的需求。我们从来馆查档利用者上看,多数都是解决纠正错误、落实政策、修志、工作关系、婚姻问题,随之逐年增加了解决征地、产权、工资和纠纷问题,现阶段又出现查找政府招商引资、经济建设等问题的优惠政策,致使现行文件的服务利用工作急需我们开展,对此应加大工作力度来满足社会的需求。
    (二)选择最佳的方案。
    目前各地已开展的现行文件服务有两种方式:一是提供实体进行服务;一是提供网上查询服务。
    将两种方法比较,提供文件实体的方法可由利用者自己查询,档案馆必须编制有关的目录,利用者依靠目录众多的文件中寻找自己所需的一件,也不是一件容易的事情,况且,现行文件之所以称之为现行,就是因为它处在发展变化之中,政策文件尤其要保证它的现行,否则提供给利用者的文件是已过时的,不仅会给利用者增添麻烦甚至不必要的损失,还会给档案馆带来不好的影响,甚至造到严重的后果。从工作量看,要编制目录,要有人去不断增添新内容,剔除过时文件,要向各部门定期索取,疏漏再所难免,这种方法弊病很难克服,相比之下,提供网上查询有很多的优点,它可以要保证文件 的实效性,节省人力、物力、财力,方便快捷,但对县级档案馆全面实行还需一个过程,我们做两手准备才行。只有从具体的做法上下功夫,我们的创新才会有生机。
    档案事业要发展,就要不断的创新,而现行文件服务利用虽是创新的一种偿试,必竟是走出一条行之有效之路,很多的内容和问题还需我们去创新,去大胆的探索,在发展创新中求得生存,一定会使现行文件服务工作的前景更为广阔。


 

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