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德惠市乡(镇)、市直机关档案进馆质量标准


    为确保进馆档案的质量,便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》和《机关档案工作业务建设规范》制定本标准。

    进馆档案系指按规定应进馆单位的永久和长期保管的档案。

    档案馆以全宗为单位接收档案,各进馆单位要保证全宗档案的完整性和统一性。进馆档案必须经过系统整理,做到分类清楚,卷、件界定合理,保管期限划分准确,分类编号、案卷排列和文件排序符合规定的要求。

    一、进馆档案齐全、完整。要把本单位在工作活动中形成的对国家和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、声像文件材料,包括各种收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、出版物原稿和印本、各种图表薄册、照片、录音带、录像带、微机软盘等文件材料收集齐全整理归档,材料不全的能补充的要补充,要确保全宗档案的完整。

    二、区分年度,卷、件划分清楚。文件材料一般要按年度分开,不同年度的文件材料不允许放在一起归档。请示与批复,放在批复的年度归档;跨年度的工作计划,放在内容针对的最后一年;总结和计划写在一起的,应根据内容的主次,放在主要内容针对的年度;案件材料放在结案处理年度。

    三、保管期限划分准确、组卷合理、件的确定清楚。保管期限划分要符合国家档案局1987年发布的《机关档案保管期限的规定》。组卷要按照文件材料的自然形成规律、保持文件材料之间的有机联系进行组卷,要按年度、保管期限、问题组卷,一项工作、一次会议、一个案件的材料要组成一卷或若干卷,请示与批复、印本与底稿、主件与符件要放在一起组卷。

    四、卷内文件排列、系统条理。每一卷都是一组有密切联系单份文件的组合体,要根据它们之间的联系进行系统排列,请示与批复:批复在前;印本与底稿:印本在前;主件与符件:主件在前;原件与复制件:原件在前;案件材料的排列顺序是:处理意见或决定、综合材料、证实材料、交待材料;会议材料要按时间顺序组卷。

    五、编写页号、登记目录。卷内文件要按规定在右上角用铅笔编写页号;文件作者栏,填写每份文件形成的部门或人名,联合发文填写主办机关;文件标题栏,分别填写每份文件的标题,不揭示文件内容的标题,要拟写出揭示文件内容简明、确切的标题填上;所在张号栏:填写每份文件的起号,最后一件填写起止页号;备注栏,填写要说明的问题。

    六、去掉金属物,装订整齐美观。要拆除文件上的书钉、大头针曲别针等金属物;破损的要裱糊,圆珠笔、复写纸、铅笔等不符合要求的书写工具制成件要按规定进行复制;不符合归档要求的幅面,要进行正面手风琴式折叠处理;横向书写的字头要朝里装订;装订要整齐美观,不能压字、漏订、订倒、订反。

    七、拟写案卷题名、填写备考。案卷题名要符合“作者——问题——文种”的标准,作者:要填写全称,字数过多的要填写通有简称,问题:要概括出卷内文件的内容,文种:是公文的种类。

    八、填写封面、归档文件排序。封面要加盖本单位长方形条戳、填写类别名称,题名位置要适中,开头要底两格,字迹工整、美观大方;起止年月日,填写卷内文件最早和最晚的日期,卷面要用毛笔或钢笔填写,钢笔要用兰黑墨水填写。卷面上的数字一律用阿拉伯数字填写。排列案卷要以年度为单位进行排列,一个年排一个流水号,永久在前,长期和短期在后;改革后,永久、长期、短期分别排流水号。在同一期限内按党、政、工、团类别排列;改革后,按重要程度结合间顺排序。在同一类中,重要的在前,次要的在后;综合的在前,专题的在后;本级的在前,下级和上级的在后。

    九、填写档号,编制目录。档号包括全宗号、目录号、卷号。改革后,按《归档文件整理规则》填写。案卷目录每个年度之间要用隔离卡分开,最后放一张目录备考,并按项目填好。案卷目录要进行打印,一式三份,一份留本单位使用,另二份连同电子版本目录与档案一并移交市档案馆。

 

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